Pred koncem leta se v marsikaterem podjetju obe opravili znajdeta na istem kupu in dobita isto ime: »inventura«. A popis osnovnih sredstev in inventura zalog nista isto — različni sta po tem, kaj štejemo, kako pogosto in kako to ovrednotimo.
V tem članku na kratko pojasnimo razliko med popisom osnovnih sredstev in inventuro zalog, da boste vedeli, kaj vas kdaj čaka in zakaj.
Osnovna sredstva so stvari, ki jih podjetje uporablja dlje časa in jih ne prodaja v rednem poslovanju: stroji, oprema, vozila, računalniki, pohištvo, nepremičnine.
Ker se uporabljajo več let, se postopno amortizirajo — njihova knjigovodska vrednost je nabavna vrednost, zmanjšana za amortizacijo.
Pri popisu osnovnih sredstev preverjate predvsem tri stvari: ali sredstvo sploh še obstaja, kje se nahaja in v kakšnem stanju je. Poškodovana, odtujena ali neuporabna sredstva nato odpišete. Cilj je, da se register osnovnih sredstev ujema z resničnim stanjem v prostorih.
Zaloge so material, polizdelki, trgovsko blago in gotovi izdelki — torej stvari, ki jih porabite v proizvodnji ali prodate naprej. Hitro se obračajo, zato se njihovo stanje spreminja iz dneva v dan.
Pri inventuri zalog vas zanima predvsem količina: koliko česa dejansko imate v skladišču in kako se to ujema z evidenco. Sledijo razlike — presežki in primanjkljaji, kalo — ter vrednotenje zaloge po izbrani metodi (na primer FIFO ali tehtano povprečje).
| Popis osnovnih sredstev | Inventura zalog | |
|---|---|---|
| Kaj štejemo | Trajna sredstva (stroji, oprema, vozila) | Material, blago, izdelki za prodajo/porabo |
| Kako pogosto | Praviloma enkrat letno | Pred zaključkom leta, pogosto tudi med letom (ciklično) |
| Kaj nas zanima | Obstoj, lokacija, stanje sredstva | Količina in vrednost zaloge |
| Vrednotenje | Nabavna vrednost minus amortizacija | Nabavna vrednost (npr. FIFO, FEFO, tehtano povprečje) |
| Kako sledimo | Inventarne številke oz. oznake na sredstvih | Šarže, serijske številke, lokacije |
| Rezultat | Odpisi, uskladitev registra | Uskladitev zaloge, razlike in kalo |
Kljub razlikam imata isti namen: da se evidenca ujema z resničnim stanjem, preden zaprete poslovno leto. Oboje zahteva reden popis pred pripravo letnega poročila, oboje pa je bistveno manj stresno, če ga ne pustite za december.
Skupna je tudi bolečina: ročno štetje in prepisovanje na papir vzame čas in prinese napake — pri obeh.
Prav pri hitrosti in natančnosti se pokaže vrednost digitalnega popisa, in tu se obe opravili ločita tudi po orodju.
Za popis osnovnih sredstev je pri Njorki na voljo nVitamin OS. Popis naredite s skeniranjem črtnih kod ali branjem RFID oznak, sistem vas vodi po lokacijah, stanje (v redu, manjka, poškodovano) pa označite že na napravi. Vse skupaj se prenese v vaš ERP, kjer stanje samo še računovodsko uredite.
Za inventuro zalog skrbi nVitamin Collector WMS — skladiščno poslovanje z ročnimi skenerji in sledljivostjo po serijskih številkah, šaržah in lokacijah, prav tako povezano z ERP sistemom.
V obeh primerih velja isto vodilo: informatika naj se prilagodi vašemu procesu, ne obratno. Zato najprej pogledamo, kako popis pri vas dejansko poteka, in šele nato izberemo rešitev.
Je popis osnovnih sredstev isto kot inventura zalog? Ne. Popis osnovnih sredstev zajema trajna sredstva (stroji, oprema, vozila), inventura zalog pa material in blago, ki se obračata. Različna sta tudi po pogostosti in načinu vrednotenja.
Kako pogosto je treba narediti popis? Osnovna sredstva se praviloma popisujejo enkrat letno, zaloge pa pred zaključkom leta in pogosto tudi med letom, ker se hitreje spreminjajo.
Ali lahko oboje naredimo digitalno? Da. Z branjem črtnih ali QR kod ali RFID oznak popis pospešite, podatki pa se samodejno prenesejo v ERP sistem.