Vsako leto se pojavi isto vprašanje: kdaj pravzaprav moramo popisati osnovna sredstva? Odgovor je bolj preprost, kot se zdi, se pa razlikuje glede na to, ali ste gospodarska družba ali proračunski uporabnik.
Na kratko: popis osnovnih sredstev je obvezen vsaj enkrat letno, pred zaključkom poslovnega leta. Poglejmo, kaj to pomeni v praksi in kdaj je popis potreben tudi izredno.
Vsaj enkrat letno, pred zaključkom leta
Knjižno stanje je treba pred pripravo letnega poročila uskladiti z dejanskim. To velja tudi za osnovna sredstva. Cilj je, da se register osnovnih sredstev ujema s tem, kar je resnično v prostorih.
Kdaj natančno izvesti popis, pa ni povsem enako za vse — tu se podjetja in javni sektor razlikujejo.
Podjetje ali javni sektor? Pravila se razlikujejo
Pri gospodarski družbi velja ZGD-1 skupaj z računovodskimi standardi (SRS oziroma MSRP). Zakon govori o tem, da je treba najmanj enkrat letno preveriti, ali se knjigovodsko stanje ujema z dejanskim. Referenčni datum je zadnji dan poslovnega leta, ki ni nujno koledarsko. Enotnega zakonskega roka tipa »do 31. januarja« ni — pomembna je letna uskladitev.
Pri javnem sektorju (proračunski uporabniki) velja Zakon o računovodstvu (ZR) s podzakonskimi predpisi. Ta je bolj konkreten: ob koncu leta je treba stanje sredstev in obveznosti obvezno uskladiti z dejanskim stanjem, ugotovljenim s popisom (inventuro). Popis je torej izrecno zahtevan, postopek pa je praviloma bolj formaliziran — s komisijami in internimi akti.
Primerjava na hitro
| Gospodarska družba | Javni sektor / proračunski uporabnik | |
|---|---|---|
| Temeljni predpis | ZGD-1 + SRS/MSRP | Zakon o računovodstvu (ZR) + podzakonski predpisi |
| Obveznost | Najmanj 1× letno preveriti ujemanje knjigovodskega in dejanskega stanja | Ob koncu leta obvezno uskladiti stanje z dejanskim, ugotovljenim s popisom |
| Referenčni datum | Zadnji dan poslovnega leta (ni nujno koledarsko) | Praviloma 31. 12. (oz. odvisno od internih aktov) |
| Fizični popis izrecno zahtevan? | ZGD-1 govori o preverjanju dejanskega stanja; velike družbe lahko uporabijo statistično vzorčenje | Da — zakon govori neposredno o popisu/inventuri |
| Rok izvedbe | Ni enotnega zakonskega roka; šteje letna uskladitev | Lahko določen z internimi akti (glej navodila MF spodaj) |
| Popisna komisija | Ni enotno predpisana za vse družbe | Praviloma formalen postopek s komisijami |
| Posebne evidence javnega premoženja | Ne | Da (sredstva države/občin v upravljanju, nepremičnine, investicije v teku …) |
Javni sektor: konkretni roki in obseg
Za javni sektor je stvar precej bolj določena. Ministrstvo za finance je za popis za leto 2025 izdalo navodila za neposredne proračunske uporabnike, za katere računovodstvo vodi MF. (Za leto 2026 še niso izdali navodil). Iz njih izhaja:
Redni popis se opravi enkrat letno, praviloma po stanju na 31. december, izvede pa se najkasneje do 31. januarja oziroma v roku, ki ga določajo interni akti.
Pomembna podrobnost: fizični popis ni nujno opravljen prav 31. decembra. Inventurni seznami se lahko pripravijo že decembra, sam količinski popis se izvede v okviru predpisanega postopka, stanje pa se nato uskladi na 31. december.
Pri osnovnih sredstvih se popisujejo med drugim zemljišča, zgradbe, oprema, drobni inventar, biološka sredstva, vlaganja v osnovna sredstva v tuji lasti in sredstva v pridobivanju. Vključiti je treba tudi sredstva, ki so trajno zunaj uporabe, in sredstva iz finančnega najema.
In še nekaj, kar popis v javnem sektorju loči od preprostega »ali je računalnik tam«: preveriti je treba celotno verigo — inventarna številka, sredstvo, lokacija, stroškovno mesto, dejanski obstoj, stanje, knjigovodski podatki in končna uskladitev.
Kdaj natančno izvesti popis
Ne glede na obliko organizacije velja isto praktično pravilo: popisa vam ni treba opraviti prav na zadnji dan leta. Izvedete ga lahko nekoliko prej — na primer jeseni — nato pa do konca leta upoštevate le še spremembe (nove nabave, odpise) in uskladite stanje na presečni dan.
Prav zato je jesen priročen čas. Zdaj imate več miru kot decembra, morebitna odstopanja pa lahko uredite, preden zaprete leto. Manj stresa, čistejše evidence in mirnejša bilanca.
Kdaj je potreben izredni popis
Poleg rednega letnega popisa zakonodaja in dobra praksa narekujeta popis tudi ob posebnih dogodkih. Najpogostejši so:
Ob spremembi osebe, ki je odgovorna za sredstva — na primer ob menjavi skrbnika ali vodje.
Ob statusnih spremembah podjetja — pripojitvi, delitvi, likvidaciji ali stečaju.
Ob večji škodi ali sumu nepravilnosti — po požaru, poplavi, vlomu ali kraji, ko je treba ugotoviti dejansko stanje.
Ob prenosu ali prevzemu sredstev, ko se spremeni, kdo sredstva dejansko uporablja.
V teh primerih popis ni vezan na konec leta, ampak na dogodek.
Zakaj se ne splača odlašati
Popis, prepuščen zadnjim dnem leta, se pogosto konča v gneči — takrat je najmanj časa in največ napak.
Zgodnejši popis vam da čas, da poškodovana ali odtujena sredstva odpišete, načrtujete morebitne sanacije in nove nabave ter v novo leto vstopite s čistimi evidencami.
Kako si popis olajšate
Ročno štetje s papirnimi listami je najpočasnejši del. Pri Njorki popis osnovnih sredstev pospeši nVitamin Osnovna sredstva: sredstva popišete s skeniranjem črtnih kod ali branjem RFID oznak, sistem vas vodi po lokacijah, stanje (v redu, manjka, poškodovano) pa označite že na napravi. Vse skupaj se prenese v vaš ERP, kjer stanje samo še računovodsko uredite.
Postopki popisa se med organizacijami razlikujejo — v javnem sektorju je zaradi komisij in internih aktov bolj formaliziran kot v podjetju. Naše vodilo je, da se informatika prilagodi vašemu postopku, ne obratno, zato najprej pogledamo, kako popis pri vas dejansko poteka.
Pogosta vprašanja
Kako pogosto je treba popisati osnovna sredstva? Vsaj enkrat letno, pred pripravo letnega poročila. Izredni popis je potreben tudi ob posebnih dogodkih (menjava odgovorne osebe, statusne spremembe, škoda, prenos sredstev).
Se roki razlikujejo za javni sektor? Da. Pri proračunskih uporabnikih je popis izrecno predpisan; po navodilih MF za leto 2025 se izvede praviloma po stanju na 31. december, najkasneje do 31. januarja oziroma v roku iz internih aktov. Pri gospodarskih družbah enotnega roka ni — šteje letna uskladitev pred letnim poročilom.
Na kateri dan mora biti popis? Uskladiti je treba stanje na presečni dan bilance (pri večini na 31. december). Sam popis lahko izvedete nekoliko prej in nato upoštevate le še spremembe do konca leta.
Ali obstaja globa, če popisa ne opravimo? Popis je zakonska obveznost pri pripravi letnega poročila. Za konkretne zahteve in morebitne posledice se posvetujte s svojim računovodjo — pravila se razlikujejo glede na obliko in velikost podjetja.
